Factura Cliente Electronica

Para crear una Factura de cliente electrónica, generalmente debes seguir una ruta específica dentro del sistema ERP.

Ir a la siguiente ruta

Contabilidad >> Facturación >> Factura de cliente

Después de hacer clic en el botón Nuevo [+] , se deben diligenciar los siguientes campos

1.Tercero : Digita el nombre, cédula o NIT de la persona o entidad a quien se realiza la factura. El sistema puede autocompletar la información si ya está registrada.

2.Tipo de Factura : Selecciona la opción Venta Electrónica , de acuerdo con el tipo de documento requerido.

3.Descripción: Campo libre para ingresar una descripción general, comentario o nota dirigida al cliente (por ejemplo, detalles de la operación, condiciones especiales, etc.).

4.Fecha : Indica la fecha de generación de la factura.

Importante: Desde esta fecha cuentas con un plazo máximo de 10 días hábiles para enviar el documento a la DIAN .

5.Plazo de Pago : Selecciona el plazo acordado con el cliente, por ejemplo: **CONTADO ** o CRÉDITO (a 15, 30 días, etc.)

6.Creación de Línea de Producto: El ícono [+] permite registrar cada uno de los productos o servicios que formarán parte de la Factura Electrónica.Al hacer clic en este botón, se despliega una ventana emergente con los siguientes campos que deben diligenciarse:

• Producto: Digita el nombre o código del producto o servicio a facturar. Si el producto está registrado en el sistema, se autocompletará al escribir parte del nombre o código.
• Cantidad: Ingresa la cantidad de unidades a vender.
• Precio Unitario Bruto : Escribe el valor unitario sin impuestos del producto o servicio.
• Impuestos : Si el producto ya está configurado con sus impuestos en las categorías contables, estos se asignarán automáticamente al seleccionarlo.En caso contrario, puedes: Hacer clic en el ícono [+] para agregar un nuevo impuesto, o utilizar el campo Buscar para seleccionar manualmente el impuesto correspondiente (por ejemplo: IVA 19%).
• Botón Añadir: Una vez completada la información, haz clic en el botón Aceptar para guardar la línea y volver a la vista general de la factura.

A continuación, te presento una Factura Electrónica en estado "Borrador" que puedes usar como ejemplo para esta capacitación.

Haremos clic en el botón Validar y el sistema asignará automáticamente la numeración conforme a la configuración de la resolución de facturación electrónica registrada en la factura del cliente. (Ver imagen).

1. Estado Electrónico : Corresponde a la respuesta de validación emitida por la DIAN. Los posibles valores son: Rechazado o Autorizado .
2. CUFE : Código Único de Factura Electrónica, calculado automáticamente por el sistema.
3. Mensaje Electrónico : De acuerdo con el Estado Electrónico (punto 1), el sistema genera un mensaje de texto en el campo correspondiente, indicando si la factura fue autorizada o rechazada.

A continuación, haremos clic en el botón Enviar , lo que iniciará el proceso mediante el cual el sistema Tryton envía el documento de facturación electrónica a la DIAN para su respectiva validación. (Ver imagen)

Los campos enumerados 1, 2 y 3, mencionados en el punto anterior cambiaran, indicando si el estado es electrónico Autorizado o Rechazado.

Nota: Luego de hacer clic en el botón Enviar , aparecerá inmediatamente una nueva opción en el mismo botón llamada Enviar Email . Esta funcionalidad permite enviar al cliente la factura electrónica, incluyendo el archivo PDF y el archivo .XML generado, al correo electrónico configurado en la ficha del tercero.

Comportamiento de los campos 1, 2 y 3:

Los campos mencionados anteriormente (1. Estado Electrónico, 2. CUFE, 3. Mensaje Electrónico) se actualizarán automáticamente, reflejando el resultado de la validación con la DIAN.

✔Si el Estado Electrónico es Autorizado : La validación con la DIAN fue exitosa.

✔Si el Estado Electrónico es Rechazado : El sistema mostrará un mensaje con el motivo del rechazo, según las reglas establecidas en el Anexo Técnico de la DIAN.

Reglas para el rechazo y acciones correctivas

Fecha de emisión: La fecha de emisión de la factura no debe ser anterior en más de 10 días respecto a la fecha actual.

Fecha de la factura de venta: Verifica que la fecha esté correctamente diligenciada y cumpla con los requisitos del sistema.

Configuración de contacto del tercero: Asegúrate que, en el módulo de terceros, pestaña General , estén correctamente configurados los métodos de contacto como el correo electrónico y el número de teléfono.

Configuración fiscal del tercero: En el módulo de terceros, pestaña Contabilidad , deben estar configurados correctamente (Tipo de persona, Obligaciones fiscales, entre otros)

Después de realizar los cambios necesarios según las reglas de rechazo, puedes proceder nuevamente a hacer clic en “Enviar”.