Procedimiento Para El Cierre Año Fiscal

El cierre contable es un proceso crucial que implica la clausura o liquidación de las cuentas de resultados, trasladando sus saldos a las cuentas de balance correspondientes. Antes de llevar a cabo este proceso, es imperativo realizar las siguientes revisiones.

• Asegurarse de que todas las facturas de venta y de proveedores del año anterior estén registradas o pagadas, evitando que alguna quede en estado de borrador o validada.
• Verificar la contabilización de toda la nómina del año anterior, incluyendo las liquidaciones correspondientes si fuera necesario.
• Confirmar que todos los comprobantes (egresos, ingresos, multipagos o notas) del año anterior estén creados y contabilizados.
• Garantizar que no existan asientos contables pendientes del año a cerrar o en estado de borrador; todos deben estar debidamente contabilizados.
• Haber completado todas las conciliaciones bancarias, incluyendo los asientos de gastos e ingresos financieros, hasta el mes de diciembre del año anterior.
• Verificar que todos los asientos de depreciación de activos fijos, realizados mensualmente durante el año anterior, estén contabilizados.

Para llevar a cabo estas verificaciones, se puede emplear la Barra de Filtros en cada módulo, filtrando los documentos por rango de fechas desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año anterior

Mediante un informe, es posible realizar una auditoría de registros en estados de borrador y/o en proceso, lo que permite determinar si todo en el sistema ha sido contabilizado correctamente, puede descargarlo en la siguiente ruta:

Ir a la siguiente ruta:

Contabilidad / Informes / Imprimir Reporte Auditoria Contable

Creación de Período de Ajuste

El siguiente paso es la creación de un período contable especial, conocido como "Período de Ajuste", al que se le puede asignar un nombre, por ejemplo, 2024-12-C. En este período quedará registrado el asiento contable de cierre. Para acceder a esta función, dirigirse al menú:

Recomendación: Es fundamental ejecutar este proceso, dado que involucra la contabilización mensual y acumulativa hasta el período de ajuste final.

Ir a la siguiente ruta:

Contabilidad / Configuración / Ejercicios Fiscales / Periodos

Pestaña: Períodos

Para iniciar, pulsamos el botón "Nuevo" que se encuentra en lado derecho y procedemos a completar el formulario con la siguiente información sugerida, en el caso de cerrar el año 2024:

Una vez completado el ejercicio anterior, nos dirigimos a iniciar el Asistente de Asiento de Cierre Contable. Para ello:

Ir a la siguiente ruta:

Contabilidad / Procesos / Asiento de Cierre Contable

Esto abrirá una ventana del asistente.

A continuación, se detallan los pasos a seguir:

• Año Fiscal: Seleccionamos el año fiscal que se va a cerrar, por ejemplo, 2024.
• Compañía: Se elige la empresa en la que se realizará el cierre contable.
• Libro Contable: Seleccionamos el libro contable donde quedará registrado el asiento, como por ejemplo, "General".
• Período de Cierre: Seleccionamos el período creado previamente según las indicaciones anteriores.
• Período a consolidar: Es necesario seleccionar los períodos mes a mes, por ejemplo, 2024-01.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias: En este campo se elige la cuenta de contrapartida, generalmente "5905XX - GANANCIAS Y PÉRDIDAS".
• Descripción: Se proporciona una breve descripción del proceso a realizar.

Es importante tener en cuenta que este proceso puede llevar varios minutos o incluso una o dos horas, dependiendo de la cantidad de asientos a procesar. Una vez que se crean los asientos, el sistema mostrará el número correspondiente. Este número será utilizado para buscar el asiento en la sección de Asientos del módulo de contabilidad.

Una vez finalizado el proceso, es necesario realizar manualmente el asiento de las cuentas de Patrimonio. Esto se puede realizar mediante una Nota Contable.

Cierre Períodos Contables

Finalmente, se recomienda cerrar los periodos contables del año anterior para evitar la creación de asientos del año anterior y prevenir posibles ingreso de contabilidad en el año cerrado. Para ello, seguimos los siguientes pasos:

Ir a la Ruta Módulo Contabilidad / Procesos / Cerrar periodos