Información

1.1 ¿Qué es?

El módulo Empresa reúne la información de la compañía que usa el sistema y de su estructura interna: la propia empresa, sus áreas, sus sedes o puntos de operación y su personal. En el menú aparece como Empresas y tiene cuatro opciones:

Opción del menú	Qué guarda	Ejemplo ilustrativo
Empresas	La compañía: su tercero, moneda, zona horaria y datos para informes, facturación electrónica y contabilidad.	La razón social de la compañía
Departamentos	Las áreas internas de la empresa.	ADMINISTRACIóN, VENTAS, COCINA
Centro de Operaciones	Las sedes o puntos de operación de la empresa.	SEDE PRINCIPAL, SUCURSAL NORTE
Empleados	Las personas que trabajan en la empresa y su información laboral.	Un cajero, una auxiliar contable

Ruta de acceso:

1.2 ¿Para qué sirve?

• Definir la empresa con la que se trabaja: su moneda principal, su zona horaria y el encabezado y pie de página de los informes.

• Guardar los datos de conexión de la facturación electrónica de la empresa (ID de software, PIN y clave de acceso).

• Organizar a las personas por departamento (área de la empresa) y por centro de operaciones (sede o punto de operación).

• Registrar a los empleados y su información laboral: cargo, contratación, dotación, exámenes médicos y novedades.

• Servir de base a otros módulos: los empleados registrados aquí son los que usan los módulos de personal y nómina.

• Clasificar documentos —ventas, facturas, comprobantes, inventario, extractos y contabilidad analítica— según el centro de operaciones al que pertenecen.

1.3 ¿Quién lo usa?

Perfil	Qué hace en el módulo
Administrador del sistema	Configura la empresa, los departamentos y los centros de operaciones.
Talento humano	Registra y mantiene a los empleados y su información laboral.
Contabilidad y facturación	Consulta y mantiene los datos de la empresa para contabilidad y facturación electrónica.
Cualquier usuario	Consulta la información (todos los usuarios tienen permiso de lectura).

2. Configuración

2.1 ¿Qué requiere?

Antes de crear la empresa

• Tener creado el tercero de la empresa (menú Terceros) con sus datos completos.
• Tener la moneda que usará la empresa disponible en el sistema (menú Monedas).

Importante: La factura electrónica toma los datos de la empresa del tercero, si el tercero de la empresa está incompleto, la facturación electrónica falla.

Orden recomendado de configuración

Cada paso depende del anterior: el empleado necesita un tercero, una empresa y un centro de operaciones, y estos, a su vez, necesitan que la empresa exista.

2.2 ¿Qué permisos?

Todos los usuarios pueden consultar las cuatro opciones. Para crear, editar y eliminar se necesita pertenecer a un grupo:

Opción	Grupo que puede crear, editar y eliminar	Consulta
Empresas	Administración empresas	Todos los usuarios
Departamentos	Administración de terceros	Todos los usuarios
Centro de Operaciones	Administración de terceros	Todos los usuarios
Empleados	Administración empleados o Administracion de Personal (todo). El grupo Personal puede crear y editar, pero no eliminar.	Todos los usuarios

Nota: Si desea conocer el proceso para la configuración de permisos diríjase al módulo de Administración → Usuarios → Usuarios

2.3 ¿Qué cargos?

Cargos que normalmente administran u operan este módulo, según el permiso que necesitan:

Cargo (sugerido)	Grupo recomendado	Qué puede hacer
Administrador del sistema	Administración empresas, Administración de terceros y Administración empleados	Configurar todo el módulo
Jefe o coordinador de talento humano	Administracion de Personal	Crear, editar y eliminar empleados
Auxiliar de talento humano	Personal	Crear y editar empleados, sin eliminar
Contabilidad	Ninguno adicional	Consultar los datos de la empresa

Buena práctica: Escribir los nombres en MAYÚSCULAS, igual que en el resto del sistema, y sin caracteres especiales.